書類やファイリングをやめた話


書類やファイリングをやめた話です。

けっこうマメな性格で書類とかをファイリングしたりして取っていたんですが、やめた話です。

もともと会社でもPDFなどのファイリングがあり、ペーパーレスの流れだったのでファイリングする書類などは家でもプリンターがあればPDFにでき保存できます。

んで、ファイリングとかってファイルが場所を取るので、やっぱ場所のムダになると言いますか、今はスマホでクラウドサービスが利用できるので、クラウドに上げておいた方がいつでも参照できますし、利便性も高まります。

最初の頃は個人情報うんぬんがありましたが、逆にUSBとかで持って歩いて紛失のリスクを負うよりは、クラウドサービスに上げといて、アカウントさえ盗まれなければスマホを紛失してもアクセスできませんし、USBよりはセキュリティーが高いのが現状です。

クラウドから情報が流出した際は逆にクラウドサービス側の責任になるので、そんなことは滅多に起きないことです。



んで、まずはプリンターを用意します。

私はEPSONのプリンターを使っています。

よくPDFだとスキャンスナップなんかが有名ですが、SCAN機能付きであればなんでもいいのが現状です。


んで、保存形式ってPDFでもいいんですが、使ってみるとJPEGの方がけっこう汎用性があって使いやすいです。

PDFでも写真でも文字でも要は内容を確認できればいいワケで形式にこだわる必要はありません。


んで、それら取り込んだPDFやJPEGなんかをドロップボックスやOneDriveへあげておけばスマホからアクセスできますし、いつでも参照できる環境になります。

履歴書とか日記なんかも上げておけばいつ何をしたかもふと忘れた際、参照できますし、便利だったりします。

領収書なんかも別にスマホのカメラで撮影し、JPEGにして保存してもいいし、PDFにして保存してもいいし、そうしてクラウドにあげとけば必要なときプリントアウトして取り出すことができます。

なので、未だに領収書原本とか手書きってマジ勘弁で、プリントアウトしたものでもしっかり元が取れ、確認が取れるものは経理なんかでも認めた方がいいと思います。その方が便利だし、余計な時間も取られないし、一つ一つの仕事が早くなるんですが、いかがでしょうか?

まだ書類をファイリングして棚に並べている方はそろそろPDF化しませんか?

以上、書類やファイリングをやめた話でした。

コメント